Как изменить утверждённую смету

Утверждённую смету не правят — её меняют новой версией, которую снова утверждает собрание. Прежняя версия остаётся документом того собрания, которое её приняло.

Когда нужна корректировка

Цены выросли, и запланированной суммы не хватает.
Появился расход, которого не предвидели: авария, предписание, новое требование.
Собрание решило перераспределить деньги между статьями — например, потратить сэкономленное на детскую площадку.
Исчерпан аварийный запас внутри статьи «текущий ремонт».

Как провести

Откройте смету и нажмите Корректировка. Портал скопирует действующую версию в черновик — заполнять заново ничего не нужно.
Внесите изменения.
Проведите собрание по каждому объекту и утвердите новую версию с реквизитами протоколов.

Пока корректировка в черновике, действует прежняя версия: план и закупки идут по ней. Начатую корректировку можно удалить — тогда всё останется как было.

Что произойдёт с планом

Если по какой-то статье сумма уменьшилась, а пункты плана уже её заняли, портал скажет об этом в черновике — до собрания, а не после: наверху появится предупреждение, а при утверждении понадобится галочка «Собрание знает». Уменьшить статью ниже утверждённого плана можно: денег может действительно не быть, и это решение собственников. Но вылетевшие пункты придётся уменьшить или отменить — иначе по ним нельзя будет объявить закупку. Согласие остаётся в журнале действий: вас предупредили, вы утвердили.

Чего сделать не дадут

Убрать статью, по которой заключён договор. Договор — уже возникшая трата, и в смете должно остаться основание для неё; без строки «план/факт» покажет расход без статьи, а житель прочитает смету, в которой нет того, за что заплатили.

Опустить сумму ниже уже законтрактованного. Здесь тот же довод: смета ниже факта читается как ошибка счёта. Если тратить не собираетесь — сначала расторгните договор, потом правьте смету.

Договоры, которые уже действуют, корректировка не отменяет: обязательство перед подрядчиком возникло раньше. Но перерасход станет видимым — и в кабинете, и на публичной странице объекта.

А если по статье идёт закупка? Она корректировке не мешает — заявка поставщика ещё не обязательство дома. Но и сама собой закупка не остановится: остановите её отказом, назвав причину, — поставщики узнают, почему всё отменилось, и увидят её на публичной карточке. После отказа пункт плана освобождается, и его можно отменить.

Как читается прежняя версия

Заменённую версию видно в списке версий сметы, и открыть её можно в любой момент — она осталась документом, который утвердило собрание. Но читается она как документ, а не как рабочий экран:

исполнения в ней нет — ни колонок «договоры», «принято», «оплачено», ни экономии. Договоры и акты принадлежат статье и объекту, а не версии, и целиком показаны в действующей смете; под заменённой они выглядели бы как факт по документу, по которому уже не работают, да ещё и в процентах от его сумм;
запланировать закупку по её строке нельзя — лимит считает действующая версия;
кнопки «Корректировка» на ней нет — корректировка начинается от действующей версии, и, нажатая здесь, она правила бы не то, что вы читаете.

Вернуться к действующей смете можно ссылкой в плашке наверху или выбором версии в списке.

Чего корректировка не делает

Не переписывает историю. Закупки и договоры, проведённые по прежней версии, остаются как есть.
Не убирает необходимость собрания. Изменение сметы — это решение собственников, а не председателя. Портал требует протокол по каждому объекту.

Частые проблемы

Корректировка открывается пустой. Такого быть не должно: черновик создаётся копией действующей версии. Если строк нет — обновите страницу; если не помогло, сообщите оператору платформы.

Не даёт удалить черновик корректировки. Удалить можно, только если у сметы есть другая, ранее утверждённая версия — иначе дом остался бы вовсе без сметы.

Нужно изменить смету одного дома, а не всех. Так и сделайте: правьте строки этого объекта. Но если меняются общие строки, распределяемые на все дома, собрание придётся провести в каждом — их доля входит в смету каждого объекта.