Как утвердить смету собранием

Смету утверждает собрание собственников — по каждому объекту своё. Портал собирает печатную форму, вы подписываете её ЭЦП и вносите реквизиты протокола. После этого смета вступает в силу, и по ней можно планировать закупки.

Что нужно до собрания

Смета заполнена и суммы проверены. Пустых строк и нулей в утверждаемой версии быть не должно.
Общие расходы распределены между объектами. Способ распределения — по полезной площади, по количеству квартир или вручную долями — виден в строке сметы.
Взнос посчитан. Портал показывает размер расходов на квадратный метр в месяц по каждому объекту: это то число, которое собрание и утверждает.

Как утвердить

Подготовьте смету к собранию: распечатать её можно кнопкой Выгрузить в Excel.
После собрания откройте смету и нажмите Утвердить. Для каждого объекта введите номер и дату протокола, а также утверждённый собранием взнос, если он отличается от расчётного; скан протокола можно приложить сразу.
Нажмите Утвердить и подписать. Портал соберёт печатную форму по каждому объекту и подпишет её вашей ЭЦП — одно обращение к NCALayer подписывает все формы сразу.

Собрания по объектам проходят в разные дни — это нормально. Утверждайте каждый объект тогда, когда прошло его собрание: остальные останутся черновыми и подождут.

Что происходит после утверждения

Смета объекта становится действующей, и по её статьям можно вести план закупок.
Строки утверждённого объекта и общие строки замораживаются — изменить их можно только новой версией сметы.
Печатная форма подписанной сметы доступна кнопкой Печатная форма, а жители видят смету дома на его публичной странице вместе с реквизитами протокола.
Если какие-то пункты плана перестали помещаться в утверждённые суммы, портал покажет их сразу после утверждения — их нужно уменьшить или отменить.

Частые проблемы

«Взнос ниже минимального размера, установленного решением маслихата». Собрание не может утвердить взнос меньше минимума, установленного для вашей территории (п. 12 методики приказа № 166). Портал называет решение маслихата и его сумму. Либо увеличьте взнос, либо уменьшите расходы сметы.

«Расходы на управление превышают допустимую долю». Доля расходов на управление в общей сумме ограничена методикой. Уменьшите статьи управления или увеличьте расходы на содержание общего имущества.

«Подпись отклонена: сертификат не соответствует сессии». Подписывать нужно тем же сертификатом, которым вы вошли. Если вошли личным — подписывайте личным, если сертификатом организации — им же.

Общая координата плана не открывается, хотя смета утверждена. Общие расходы распределены на все объекты, поэтому закупка по ним затрагивает и тот дом, чьё собрание ещё не прошло. Такие пункты плана станут доступны, когда смету утвердят все объекты.