Частые вопросы
Короткие ответы на вопросы, которые задают чаще всего. Первые — от тех, кто ещё выбирает, стоит ли переходить на портал. Подробности — в разделах справки по ссылкам.
Зачем портал, если смета уже ведётся в Excel?
Excel считает, но ничего не гарантирует. Портал держит правила, которые в таблице держит только внимательность председателя:
- сумма закупок не выйдет за утверждённую смету — портал этого не даст;
- закупка не появится без пункта плана, а пункт — без статьи в смете;
- каждая цифра, которую видит житель, подписана и не меняется задним числом.
И главное: смета в Excel лежит у председателя, а смета на портале открыта жителям без просьб и без встреч.
Что это даёт жителям?
Ответ на вопрос «куда ушли наши деньги» — без регистрации и без председателя. Житель находит свой дом и видит цепочку целиком: собрание утвердило смету → в плане появился пункт → объявили закупку → протокол назвал победителя → договор на эту сумму → акты о том, что работа сделана.
Спорить о том, было ли превышение, не придётся: превышения не будет — портал его не пропустит.
Что даёт портал председателю?
Меньше объяснений и меньше бумаги.
- Смета собирается по методике приказа № 166, а не выдумывается: к её форме не придраться.
- Печатные формы — смета для собрания, протокол, договор, акт — собираются сами.
- Подрядчик приходит сам из общего реестра, а не только тот, кому позвонили. Конкуренция обычно дешевле знакомств.
- При смене председателя документы остаются на месте, а не в чужой папке.
Сколько стоит?
Сейчас — нисколько. На время пилота портал бесплатен и для организаций, и для поставщиков: платить за то, что ещё проверяется на первых домах, никто не должен.
Все базовые функции остаются бесплатными для ОСИ, ПТ и управляющих компаний и после пилота: смета, план закупок, исследование цен, закупки, договоры и акты. Расширенные возможности могут стать платными, но о них скажут заранее и отдельно — то, чем вы пользуетесь сегодня, платным не станет.
Для поставщиков тарифы появятся в будущем; сейчас участие в закупках бесплатно и для них.
Сколько времени займёт переход?
Регистрация — минуты: организация создаётся из вашего сертификата ЭЦП, реквизиты вводить не нужно. Первая смета собирается по шаблону обязательного перечня, а если у вас есть прошлогодняя — переносом с индексацией.
Дольше всего — внести объекты с площадями и количеством квартир. Это делается один раз.
Я подрядчик. Что мне это даёт?
Заказы, которые видно. Закупки ОСИ обычно не публикуются нигде — о них узнают те, кому позвонили. Здесь они лежат в открытом реестре: находите работу рядом с собой, подаёте заявку из кабинета под ЭЦП, без бумаг и поездок. История ваших договоров остаётся вашей и работает как портфолио.
Мы управляющая компания с десятками домов. Подойдёт?
Да, и раздельный учёт по домам портал ведёт сам: общие расходы распределяются между объектами по площади, по количеству квартир или вручную долями. У каждого дома своя публичная страница и своя смета, план закупок — общий на организацию.
Обязательно ли проводить закупки через портал?
Закон не обязывает вести закупки в конкретной системе. Портал нужен для другого — снять вопрос «куда ушли наши деньги» до того, как он задан: цепочка от решения собрания до акта видна целиком, суммы не могут разойтись, а документы подписаны ЭЦП и лежат в одном месте.
Нужна ли ЭЦП каждому участнику?
Да, хотя бы один раз: аккаунт на портале создаётся только по ЭЦП. Дальше для просмотра можно входить по почте с кодом или через Google, а подпись обязательна там, где возникает обязательство: утверждение сметы, заявка поставщика, договор, акт.
Бухгалтер работает на несколько ОСИ. Ему нужны разные ЭЦП?
Нет. Председатель приглашает бухгалтера по ИИН, и одна личная ЭЦП открывает все организации, куда его пригласили. Переключение между ними — в шапке кабинета.
Нужно ли собирать три коммерческих предложения?
Нет. Требование «не менее трёх коммерческих предложений» из методики адресовано местным исполнительным органам, которые считают минимальный взнос по региону, а не ОСИ. На портале сбор цен — это маркетинговое исследование: инструмент, чтобы обосновать плановую цену, а не обязанность.
Чем коммерческое предложение отличается от заявки?
Коммерческое предложение — ответ на вопрос «сколько это примерно стоит». Оно ни к чему не обязывает и подписи не требует.
Заявка — участие в закупке. Названная в ней цена держится до подведения итогов, на неё ссылается протокол и по ней заключается договор, поэтому заявку подписывают ЭЦП.
Можно ли купить у конкретного подрядчика без конкурса?
Да, это закупка у одного поставщика. Портал её не запрещает, но требует обоснование, и это обоснование видно жителям на публичной странице закупки. Аварийная замена насоса и единственная в районе лифтовая организация — обычные основания.
Что будет, если сумма закупок превысит смету?
Портал не даст утвердить пункт плана и не даст ввести договор в силу: сумма по статье и объекту не может быть больше утверждённой сметы. Если денег не хватает — либо уменьшайте сумму, либо проводите корректировку сметы через собрание.
Аварийные работы — как их заложить?
Отдельной статьи «непредвиденные расходы» в методике нет. Аварийный запас закладывается внутрь статьи «текущий ремонт» — описанием строки, например «в том числе аварийные работы». Если запас исчерпан, это законный повод для внеочередной корректировки сметы.
Мы управляем несколькими домами. Смета одна или несколько?
Смета одна, но расходы в ней делятся: строка может относиться к конкретному объекту или быть общей и распределяться между всеми. Раздельный учёт по домам — требование закона, и портал ведёт его сам. У паркинга смета отдельная: у него свой круг собственников и своё собрание.
Кто видит наши закупки?
Опубликованные закупки, утверждённые пункты плана, утверждённые сметы и договоры видны всем без регистрации — в этом и смысл. Черновики, отозванные закупки и поданные заявки закрыты: заявки не видит никто до вскрытия, включая заказчика.
Мы уже заключили договор мимо портала. Что делать?
Зарегистрируйте его как внешний договор. Подписи собирать не нужно — он уже подписан. Портал учтёт его в отчёте «план/факт», чтобы расходы дома были видны целиком.