Кто что может

В организации три роли. Они разграничивают не доступ к информации — внутри организации видно всё, — а право совершать действия, за которые кто-то отвечает.

Председатель

Первый руководитель: тот, кто зарегистрировал организацию, или тот, кому председатель передал роль.

Может всё, включая то, что делает только он:

утверждать смету и подписывать её печатную форму;
утверждать и отменять пункты плана закупок;
публиковать закупки и подводить итоги;
подписывать договоры и принимать акты;
приглашать участников и менять их роли.

В кабинете поставщика та же роль называется владельцем: «председатель» — слово из закона о жилищных отношениях, у ИП его нет.

Бухгалтер

Готовит документы, но не утверждает их. Может:

заполнять и править смету, пока она черновая;
создавать и править пункты плана, вести спецификации;
вести маркетинговые исследования цен;
готовить закупки и договоры к подписанию;
отмечать оплату актов.

Не может: утверждать смету, утверждать пункты плана, публиковать закупку, подписывать договор и принимать работу.

Такое разделение — обычная практика: готовит один, отвечает другой.

Участник

Только просмотр: смета, план, закупки, договоры. Роль для ревизионной комиссии, юриста, помощника — тех, кому нужно видеть, но не менять.

Участником становится и сотрудник, вошедший с сертификатом организации: доступ он получает сам, а расширяет его председатель.

Как пригласить

Откройте профиль организации и перейдите к участникам.
Нажмите Пригласить, укажите ИИН и роль.
Приглашённый войдёт по своей ЭЦП, и участие активируется. До первого входа он числится приглашённым.

Одна личная подпись открывает все организации, куда человека пригласили: бухгалтеру на аутсорсе не нужны разные сертификаты для разных ОСИ.

Отзыв доступа

Отозвать участие может председатель. Отозванный не войдёт в организацию, даже если у него есть её сертификат: решение председателя сильнее.