Договор, заключённый вне портала

Договор, заключённый до портала или мимо него, можно зарегистрировать. Это не оформление задним числом, а способ показать расходы дома целиком: без него отчёт «план/факт» врёт.

Когда это нужно

Договор заключён до перехода на портал и продолжает действовать.
Подрядчика нет на портале, и подписать электронно он не может.
Договор подписан на бумаге по другим причинам.

Как зарегистрировать

Откройте договоры и нажмите Внешний договор.
Укажите подрядчика: найдите в реестре или введите БИН/ИИН и наименование. Во втором случае портал заведёт карточку подрядчика — она пометится как незарегистрированная, а если он однажды зарегистрируется по ЭЦП, карточка достанется ему.
Заполните предмет, сумму, дату подписания и срок действия.
Добавьте строки: по каждой укажите статью расходов и объект — по ним расход встанет в отчёт.
Решите, публиковать ли скан договора.

Подписи собирать не нужно: договор уже подписан. Он сразу действует.

Почему лимит сметы его не блокирует

Регистрация оцифровывает то, что уже случилось. Запрет заставил бы просто не регистрировать перерасход — и прозрачность проиграла бы вместо того, чтобы выиграть.

Поэтому портал внешний договор пропустит, но перерасход покажет: и в кабинете, и на публичной странице объекта будет видно, что расход вышел за смету. Это повод для корректировки, а не тайна.

Скан договора

Публиковать ли скан — решаете вы. Обычный договор портала публикуется целиком, потому что подписан здесь и обе стороны об этом знали. Внешний подписан вне портала, и согласия второй стороны на публикацию никто не спрашивал.

Сумма, предмет, подрядчик и статьи расходов публичны в любом случае: это ответ жителям на вопрос, куда ушли деньги.

Акты по внешнему договору

Работают как обычно: подрядчик, если он на портале, предъявляет акты сам. Если его здесь нет — акты по такому договору не ведутся, и в отчёте он останется договором без подтверждённого исполнения.

Частые проблемы

Не знаю, к какой статье отнести расход. Смотрите на суть расхода, а не на название договора: обслуживание лифтов — статья лифтов, даже если договор называется «комплексное обслуживание». Если предметов несколько — заведите несколько строк.

Подрядчик уже есть в реестре, но с другим наименованием. Ищите по БИН или ИИН — идентификатор надёжнее названия.

Договор относится к прошлому году. Указывайте год, к которому относится расход: он должен попасть в смету того года.