Акты и оплата

Акт выполненных работ — единственное место, где написано, что работа действительно сделана. Предъявляет его подрядчик, принимаете вы. До приёмки работа не считается выполненной ни в отчёте «план/факт», ни в расчётах со сметой.

Как это происходит

Подрядчик создаёт акт на сумму выполненного, указывает период и подписывает его ЭЦП.
Акт появляется у вас на карточке договора в состоянии «На подписании».
Вы проверяете работу и нажимаете Принять работу — приёмка подтверждается вашей подписью. Или Отклонить с причиной.
Когда деньги перечислены, бухгалтер отмечает оплату: дата платежа и номер поручения вводятся по выписке, квитанцию можно приложить — её увидит и подрядчик.

Приёмка — это подпись

Принять работу может только председатель, и только ЭЦП: подписью вы подтверждаете, что деньги дома уходят за сделанное. Отметить оплату может и бухгалтер — это учётное действие, а не решение.

Частичные акты

Актов по договору может быть несколько: подрядчик закрывает работу по частям — помесячно или по этапам. Портал показывает, сколько из суммы договора уже принято и сколько осталось.

Если в договоре несколько предметов

Договор по многолотовой закупке несёт несколько позиций, и акт называет, какие из них закрывает: подрядчик заполняет суммы по тем предметам, за которые отчитывается, остальные оставляет пустыми. Сумма акта складывается из них, а остаток портал считает по каждой позиции отдельно — обслуживание закрывается помесячно, разовая работа разом. В акте и в его печатной форме видно, за что именно платят.

Отклонение

Отклонённый акт — не конец: подрядчик исправляет работу и предъявляет новый. Причина отклонения видна ему и остаётся в истории договора.

Что происходит с деньгами сметы

Пока договор действует, он держит на статье и объекте всю свою сумму: обязательство живо целиком.
Когда договор закрыт или расторгнут, за ним остаётся только принятое актами. Разница возвращается в свободный остаток, и на неё можно планировать заново.

Закрытие договора

Когда работа закончилась, нажмите Закрыть договор. Если актами закрыта не вся сумма, портал покажет остаток и спросит подтверждение: действие необратимо, новых актов по закрытому договору не будет.

Частые проблемы

Подрядчик предъявил акт на сумму больше договора. Портал этого не позволит: сумма всех актов не может превышать сумму договора. Если работы стало больше — оформляйте дополнительное соглашение.

Приняли акт по ошибке. Отменить приёмку нельзя: под ней стоит подпись. Если работа не сделана — это вопрос к подрядчику и, при необходимости, повод для расторжения.

Договор расторгли, а акт остался непринятым. Принять его можно и после расторжения: работа, сданная до разрыва, подрядчику причитается, и записать её больше негде. Состояние договора при этом не меняется — расторгнутый остаётся расторгнутым, и на публичной странице он так и читается.

Оплата прошла, а отметки нет. Отметку ставит человек: портал не подключён к банку. Сверка с выпиской появится позже.