Шаблоны документов
Печатные формы — смета для собрания, протокол итогов, договор, акт, заявка — собираются из шаблонов, которые ведёт оператор. Шаблон это файл .docx с подстановками.
Как устроено
- Шаблон версионируется. Новая версия — новая запись; документ ссылается на конкретную версию, иначе подписанный протокол перестал бы воспроизводиться.
- Платформенный шаблон один на всех, но при необходимости заводится свой для организации или группы компаний.
- Подстановки — родные для формата
${...}. Табличные части (строки сметы, состав заявок) размножаются по образцу строки.
Как менять шаблон
- Скачайте действующую версию и правьте её в редакторе.
- Загрузите как новую версию.
- Проверьте панель переменных: она показывает доступные подстановки, использованные в шаблоне и нераспознанные. Нераспознанная подстановка — почти всегда опечатка, и без сверки она всплыла бы пустым полем уже в подписанном документе.
- Посмотрите предпросмотр: портал соберёт документ на примерах и покажет результат. Правка вслепую заканчивается ошибкой на живом протоколе.
Что нельзя
- Изменить версию, по которой уже собран подписанный документ. Подпись удостоверяет конкретное содержание.
- Перенести подписи на новую версию документа. Переформирование до сбора подписей — штатная операция; после — нет.
Какие документы собираются
| Документ | Когда собирается | Кто подписывает |
|---|---|---|
| Смета для собрания | при подготовке к утверждению | председатель |
| Заявка | при подготовке к подаче | поставщик |
| Протокол итогов | при вскрытии или подведении итогов | состав, рассматривавший заявки; в закупке у одного поставщика — председатель |
| Договор | при заключении | поставщик, затем председатель |
| Дополнительное соглашение | при создании | поставщик, затем председатель |
| Акт выполненных работ | при предъявлении | поставщик, затем председатель |
Что видно в документе
Каждый документ хранит и .docx, и неизменяемый PDF. Подписывается именно PDF: то, что подписали, всегда можно предъявить в том виде, в каком оно было подписано.
Подписанные документы одной организации связаны в цепочку — пропажа неудобного документа видна разрывом.